Nationale Suisse schafft mit SharePoint soziale und Mehr-Werte [Vortrag]

Ich bin Gast am «Swiss Intranet SUMMIT» und verfloge einen Vortrag von Jürgen Kübler von National Suisse zu deren neuem Intranet. Disclaimer: Namics war der Dienstleister für Konzeption, Erstellung und Einführung. Und hier meine Mitschrift:
Das alte Intranet von National Suisse war auf Basis von Microsoft FrontPage gepflegt. Ein Zehntel der Firma waren n dem Modell (ausgebildete) Content-Master, die in der Summe über 12’000 Seiten erstellt und noch mehr PDF-Dokumente hochgeladen hatten. Einer der Kritikpunkte der alten Lösung war beispielsweise die Suche, worauf die Analyse ergab, dass die Schwäche auf veralteten Inhalten fusste. Alte Seiten und Dateien wurden in diesem Prozess kaum je gelöscht.
Das alte Intranet besass keine Zusammenarbeitsfunktionen ausser einem Flohmarkt und widerspiegelte im Kern die veraltete Organisation von 1999. Der Intranet-Frust war so ausgeprägt, dass es anstelle eines sozialen Werkzeuges eher ein asoziales Werkzeug war, dem gezielt mit E-Mail ausgewichen wurde.
Mit Blick auf die letzte Versionsnummer von FrontPage und der ersten Versionsnummer von SharePoint ist die neue, auf SharePoint basierte Intranet-Lösung sozusagen eine nahtlose Produktnachfolge 😉
Ausschlaggebender Punkt für den Entscheid zu Gunsten von SharePoint war die gute Zusammenarbeit mit den Microsoft Office Produkten verbunden mit einer starken Ausrichtung an Microsoft-Produkten bei National Suisse.
In jedem Schritt im Projekt wurden Mitarbeiter einbezogen und damit auch schrittweise Akzeptanz geschaffen. So gab es rund 40 Einzelinterviews, Card Sorting mit 60 Leuten, eine öffentliche Abstimmung über den präferierten Design-Vorschlag, eine firmenweite Umfrage u.s.w.
Sehr viel Zeit wurde in die Erstellung der Informationsarchitektur investiert, wobei zusätzlich zu Personen mit Domänenwissen auch ein Psychologe beteiligt war, was sich als sehr wertvoll erwiesen hat.
Zudem stand beim neuen Intranet eine Enterprise Suche im Zentrum, die zahlreiche Quellen inklusive einem Personalverzeichnis, externer Quellen, Dateiserver etc. durchsucht. Zusätzlich prozessunterstützende Anwendungen wie beispielsweise der primäre Kommunikationskanal des zentralen Helpdesks.
Neu sind zahlreiche soziale Funktionen, wobei die Funktionen um das Mitarbeiterprofil von der Geschäftsleitung sehr aufmerksam («kritisch») verfolgt wird, da im Rahmen der Einführung der Vergleich zu Facebook aufgetreten ist. Einige Funktionen des persönlichen Mitarbeiter-Bereichs (MySite) wurden für die erste Version daher zurückgestellt. Aus Gründen der Komplexität aus Sicht der User werden Wiki- und Blog-Funtktionalitäten nur sehr sparsam eingesetzt. Dies, da es nicht verständlich war, für Inhalte welches Gefäss genutzt werden sollte.
Ein gewichtiges Thema war die Migration bestehender Inhalte. Ziel war es die bestehenden 12’000 Seiten mitzunehmen. Nach einer Prüfung aller Seiten durch Mitarbeiter umfasste die Liste noch 6’000 Seiten und die Kritik an der bestehenden Suchfunktion verstummten plötzlich. Beim Start der Migration umfasste die manuelle Migration von 4’000 Seiten in zwei Sprachen durch 8 Personen während 7 Wochen. Wichtig war die dauernde Motivation der und das dauernde Feedback an diese Leute. Ein schwieriger Job!
Sehr wichtig war es möglichst viele und unterschiedliche Mitarbeiter zu einzubeziehen. Noch wichtiger als die Unterstützung der Geschäftsleitung im Boot zu haben, war das mittlere Management. Dies, damit die direkten Vorgesetzten der Content-Master Unterstützung boten.
Kommunikation inkl. Projektmarketing war sehr wichtig und wurde sehr aktiv betrieben, beispielsweise mit bis zu sechs Posts pro Monat auf einem Projekt-Blog. Dabei wurden die Meinungsmacher bewusst identifiziert und einbezogen. Im Extremfall galt es auch Personen, die gegen das Projekt schossen zu «behandeln». Diese aktive Unterstützung erweiterte sich insb. auch auf die sorgfältige Schulung und Unterstützung von Schlüsselnutzer.
Danke Herr Kübler für die spannenden Einsichten und hier der Download: Nationale Suisse schafft mit SharePoint soziale und Mehr-Werte [pdf, 2,6MB]